Appel d’offre cashless

OBJET :

Le présent document a pour objectif de définir les besoins et spécifications techniques et fonctionnelles du Cashless pour l’évènement Paris 2018 – Gay Games 10 qui se déroulera du 4 au 12 août 2018.

PRÉAMBULE :

PARIS 2018 a été sélectionnée en octobre 2013 par la Fédération internationale des Gay Games pour organiser la 10e édition des Gay Games en 2018. Cette manifestation fait l’objet d’une charte entre PARIS 2018 et la Fédération des Gay Games. Cette 10e édition des Gay Games attend du 4 au 12 août 2018 près de 15 000 participants venant de plus de 70 pays ainsi que plus de 40 000 visiteurs et 300 000 spectateurs.
Les Gay Games sont un ensemble de manifestations culturelles et sportives internationales, ouvertes à tous sans aucune discrimination, quelles que soient son orientation sexuelle, son identité de genre, sa religion, sa nationalité, ses origines ethniques, ses convictions politiques, ses capacités physiques, athlétiques ou artistiques, son âge et sa santé, basées sur les seuls principes d’inclusion, de participation et de dépassement de soi. Ils comportent aussi divers événements dont des conférences, des soirées et des cérémonies.

PARIS 2018 a pour mission de lutter contre toutes les discriminations, remettre en cause les préjugés et briser les barrières, de proposer un modèle de sport et de culture pour tous, de promouvoir la santé pour une vie saine et équilibrée notamment grâce à l’information et la prévention sur les sujets des IST, VIH/SIDA, les cancers, le dopage, l’usage de drogues et les risques liés, d’informer et d’alerter les pouvoirs publics sur ces sujets, de mobiliser des bénévoles qui permettent à l’Association d’accomplir efficacement ses missions.

PARIS 2018 entend par ses valeurs de Diversité, Respect, Égalité, Solidarité et Partage, proposer un modèle de cohésion sociale en facilitant l’inclusion de tous, en faisant la promotion de la diversité et en s’appuyant sur les meilleures pratiques du développement durable.

Paris 2018 entend mettre en place les moyens de management, économiques et organisationnels assurant la cohérence d’ensemble des Gay Games en 2018 tout en garantissant une qualité de service, de management, d’équilibre financier et de sécurité juridique que les membres, partenaires et financeurs sont en droit d’attendre.
Compte tenu de l’ampleur de l’événement, Paris 2018 a constitué un comité de suivi institutionnel avec le DIGES, le Ministère des Sports, la Région Île-de-France et la Ville de Paris et signé des partenariats de coopération avec la plupart des fédérations sportives nationales ou affinitaires. L’association Paris 2018 reste la seule entité responsable de l’organisation des 10 e Gay Games, conformément aux directives et cahiers des charges de la Fédération internationale des Gay Games.

BESOINS GÉNÉRAUX :

Le cashless devra pouvoir être utilisé par les participants inscrits aux compétitions sportives, aux événements culturels et festifs qu’ils soient inscrits ou spectateurs pendant la durée de l’événement Paris 2018 – Gay Games 10. Il permettra de payer sur place des produits divers tels que des consommations de bar / restauration et des produits boutique. Plusieurs taux de TVA doivent donc pouvoir être paramétrables.

SUPPORT :

Le cashless devra être disponible sur un support de type bracelet amovible (notamment pour les contraintes des participants aux épreuves sportives aquatiques) ou fixes ainsi qu’un support carte (au choix). Le support pourra être personnalisé aux couleurs de Paris 2018 ou d’un partenaire désigné , ceci doit constituer une option chiffrée dans la réponse à l’appel d’offre.

FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL :

La création du compte Cashless ainsi que son chargement / re-chargement devra être disponible pour les événements festifs et culturels dès l’ouverture de la billetterie au plus tard le 1er mai 2018 ainsi que pour les participants et spectateurs des compétitions via un site dédié, accessible et adapté à tous les supports (ordinateur /tablette /mobile).

Paris 2018 se réserve la possibilité de donner ou de vendre le support cashless. Ces deux options doivent être possibles dans le système du prestataire. Un compte devra permettre à un participant d’utiliser son support cashless chargé à l’ensemble des manifestations sportives et événements culturels et festifs, et donc ne pas être liée à une manifestation en particulier, mais à l’ensemble de l’événement Paris 2018 – Gay Games 10. Il devra être également possible d’obtenir un support cashless aux billetteries / guichets des événements.

La création d’un compte doit donc être facultative mais nécessaire pour obtenir le remboursement. Cette création pourra intervenir ultérieurement à l’achat initial du support. Le compte devra être rechargeable à tout moment via le site dédié par CB de façon sécurisée et pendant la durée de l’événement, sur les points de rechargement définis, en espèces et carte bancaire (y compris carte bancaire sans contact). Le site dédié devra permettre à l’utilisateur le suivi des paiements / chargements, la consultation du solde, le blocage de la carte ainsi que l’édition de factures. Le duplicata de carte et le transfert de solde devra être possible à des guichets physiques dédiés, et pouvoir le cas échéant être facturé.

Les supports Cashless devront être disponibles pour les participants aux épreuves sportives ainsi que pour les spectateurs des événements festifs et culturels dans le lieu de leur choix (chargement sur le support à la demande) et ce pour respecter la contrainte d’un seul compte pour l’ensemble de l’événement. Le remboursement du solde non utilisé devra être possible à l’issue de l’événement au plus tard le 31 août 2018 via le site dédié.

Le prestataire choisi devra préciser dans la réponse à cet appel d’offres le fonctionnement bancaire du système, et dans le cas où le prestataire technique encaisse pour le compte de Paris 2018, préciser le ou les prestataires bancaires disponibles, ainsi que les modalités de reversement.

Le prestataire devra également préciser les prérequis réseaux nécessaires au fonctionnement du système, Wifi / 3g/4G.

BACK OFFICE

Un back-office de paramétrage / suivi devra permettre :

• la création illimité de produits, leur classement dans des familles de produits, ainsi que leur
  affectation à des points de ventes.
• Le suivi des ventes / chargement / rechargement, en temps réel.
• Un suivi statistique des stocks, des ventes par point de vente, du taux de re-chargement
• Des niveaux d’accès aux informations paramétrables (profil administrateur / caisse)

Une application de vente, accessible sur un support mobile à définir devra pouvoir permettre :

• La génération d’un bracelet cashless ainsi que son chargement / rechargement.
• La vente de tous les produits paramétrés dans le Back Office. Le paiement d’une commande devra être possible par plusieurs comptes Cashless.
• Le suivi d’un compte / son blocage ainsi que le transfert de solde d’un compte d’un support vers un autre (pouvant être facturé au client)

PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES :

Paris 2018 s’attache à complète transparence dans la procédure d’attribution de ce marché et souhaite offrir à un large spectre d’acteurs la possibilité de soumettre ses propositions de services.

1. 1er septembre 2017 : Publication sur le site Paris2018.com et envoi d’un communiqué de presse quant à l’ouverture de ce processus de sélection de « Paris 2018 ». Invitation aux sociétés intéressées à se procurer le dossier ci-joint à l’adresse support.festivites@paris2018.com
2. 30 septembre 2017 : Les sociétés intéressées sont invitées à faire part par écrit exclusivement de leurs questions utiles à l’élaboration de leur offre via l’adresse
   support.festivites@paris2018.com – Toute approche directe de membres de l’équipe
   Paris 2018 pour des compléments d’information sera disqualifiante.
3. 10 octobre 2017 : Paris 2018 revient par écrit vers l’ensemble des sociétés intéressées pour répondre d’un commun message à la totalité des questions posées
4. 31 octobre 2017 : Date limite de réception des dossiers de candidature à présenter via l’adresse support.festivites@paris2018.com
5. 10 novembre 2017 : Pré-selection de sociétés avec commentaires ou demande d’éclaircissement de Paris 2018 sur l’offre proposée
6. entre le 13 et 17 novembre 2017 : Audition des sociétés qualifiées devant la commission d’appel d’offre de Paris 2018
7. 30 novembre 2017 : Proclamation du choix des prestataires choisis
8. Avant fin décembre 2017 : Signature des contrats de services
9. Au plus tard au 1er mai 2018 : Début de la prestation pour une mise en ligne effective des premiers services de commercialisation sur www.paris2018.com le 1er mai 2018

Paris 2018 se réserve le droit de modifier ce planning, voire de reconsidérer le contenu des services demandés.

PRESENTATION DES OFFRES

Les propositions de services adressées au plus tard le 30 septembre 2017 devront comprendre une présentation des éléments suivants, par mail à support.festivites@paris2018.com :

1. de la société : historique, services offerts, dirigeants et équipes, volume d’activité, principaux clients, partenaires et fournisseurs…
2. des garanties financières et professionnelles : Kbis et solvabilité, agréments…
3. de ses principales références en matière de couverture d’événements importants au cours des trois dernières années,
4. de son offre technique pour l’événement Paris 2018 (services proposés, modalité de
   commercialisation online, mesure des ventes et reporting, technologie,…)
5. de son offre financière pour l’événement Paris 2018 (modalités de commissionnement de Paris 2018 sur ventes réalisées : montants et timing de trésorerie)
6. de sa proposition de contrat avec l’association « Paris 2018 »

Le soumissionnaire peut proposer une offre de partenariat ou de mécénat de compétences (via la Fondation abritée Inclusion Paris 2018 sous l’égide de la Fondation Reconnue d’Utilité Publique FACE) pour tout ou partie des prestations à réaliser. Dans le cas du mécénat de compétences : la mise à disposition de personnel ou l’offre des prestations par une entreprise permet de bénéficier d’une réduction d’impôts égale à 60 % du coût du salaire brut + charges sociale ou du prix de revient de la prestation réalisée, dans la limite de 5 pour mille du chiffre d’affaires hors taxes (Art 238 bis du CGI). Les versements non pris en compte une année, du fait de la limite de 5 ‰, sont reportables sur les 5 exercices suivants.

Pour toutes questions concernant cet appel à propositions de prestation de secours veuillez envoyer votre message à support.festivites@paris2018.com. Afin de sauvegarder la transparence totale du processus, chaque question et leur réponse seront partagées avec les autres candidats